نحوه سخنرانی در جلسات – ۱۵ تکنیک
نحوه سخنرانی در جلسات یا صحبت در جلسه اداری و یا اینکه چگونه در جلسات اداری صحبت کنیم؟
همیشه یکی از دغدغه های صاحبان کسب و کار , کارمندان و فعالین در قسمتهای مختلف شرکت ها و سازمانها است.
مخصوصا مدیران و کسانیکه دائما مشغول صحبت در جمعهای کاری و ارائه توضیحات در مورد کالا و یا خدمات جدید خودشون هستن.
این صحبتها ممکنه بابت معرفی یک همکار جدید باشه و یا اظهار نظر در مورد یک مصوبه جدید هیئت مدیره
من در اینجا و در این مطلب به ۱۵ تکنیک مهم که لازمه که در سخنرانی در جلسات به اونها دقت کنید میپردازم و امیدوارم که این مطالب برای شما مفید و موثر باشه
الگو برداری
اگر شخصی رو میشناسید که از روش صحبت و سخنرانی در جلسات اون شخص خوشتون میاد و فکر میکنید به سبک و شخصیت شما هم نزدیکه میتونید با گوش کردن به صحبتهای اون شخص و تکرار سبک صحبت کردنش و تلفیق سبک خودتون با اون به یک فرمت و شکل مناسب برسید.
فراموش نکنید که تقلید صرف و کورکورانه هیچوقت کارائی نداره و به زودی دیگران متوجه این نوع تقلید شما خواهند شد که این به باورپذیری صحبتهای شما لطمه خواهد زد.
کسب اجازه و تشکر
در بعضی از انواع صحبت و سخنرانی در جلسات لازمه که در شروع کار از جایگاه بالاتر خودتون کسب اجازه کنید. حتی در بعضی از سازمانها این جزو فرهنگ سازمانی اون شرکتهاست. اگر اینطوره با یک جمله کوتاه میتونید این کار رو انجام بدید مثلا: با کسب اجازه از جناب آقای فلانی ریاست محترم بخض فلان که بابت فلان کار بسیار همراهی کردند و زحمت کشیدن.
و همینطور تشکر و سپاسگزاری در شروع کار میتونه جو و فضای خوبی رو حاکم کنه. تشکر میتونه از همون مقام و جایگاه بالاتر خودتون تا حتی کادر خدماتی که کمک کردند به برگزاری این جلسه باشه.
ضمنا میتونید از تشریف فرمایی و حضور همکارانتون هم تشکر کنید. تشکر بابت اینکه در ادامه به صحبتهای شما توجه میکنند هم میتونه به روند سخنرانی شما کمک کنه.
شروع سخن
شروع سخنرانی در جلسات معمولا سخت ترین قسمت یک صحبت در جلسه اداریه و خوشبختانه یا متاسفانه تاثیرگذارترین و تعیین کننده ترین قسمت هر سخنرانی هم شروع سخنرانیه.
خوشبختانه بابت اینکه اگر خوب شروع کنید در ادامه کار سختی پیش رو ندارید و اگر بد شروع کنید در ادامه کار شما سخت خواهد شد.
معمولا مردم در همون ثانیه ها و نهایتا دقایق اول انتخاب می کنن که به صحبتهای یک سخنران کوش کنن یا نه!
ما در این ویسایت مطالب مفیدی رو برای اینکه چگونه یک شروع خوب و جذاب برای سخنرانی داشته باشید منتشر کردیم که میتونید به اونها مراجعه کنید.
اما به طور کلی شروع با یک داستان یا خاطره مخصوصا اگر مربوط به سازمان خودتون و مرتبط با موضوعی که تصمیم دارید در موردش صحبت کنید بسیار عالی خواهد بود.
کمی خودمونی بودن و حال و احوال با یکی دو نفر که میشناسید هم جو و فضای صمیمی خوبی ایجاد میکنه.
شروع سخنرانی در جلسات میتونه با یک سوال باشه. البته پیشنهاد میکنم یکی دو سوال اول سوالهای بسته باشه و بعد از سوال باز استفاده کنید.
پیشنهاد میکنم این مطلب رو هم مطالعه بفرمایید : چطور سر صحبت رو باز کنیم؟
یک فرمول برای نحوه سخنرانی در جلسات
فرمولها یا الکوهای متفاوتی برای سخنرانی و صحبت در جلسات اداری وجود داره اما یکی از بهترین اونها که معمولا خیلی مورد استفاده قرار میگیره و موثر و مفید هم هست فرمول : “گذشته , حال , آینده ” است.
صحبت بر اساس این فرمول به این صورته که بعد از شروع سخنرانی میتونید در مورد این صحبت کنید که موضوعی که شما میخواهید در موردش صحبت کنید در گذشته چطور بوده؟ و بعد در مورد این صحبت کنید که در حال حاضر این موضوع چگونه است؟ و در پایان در مورد این صحبت کنید که این موضوع قراره در آینده چطور باشه؟
مثلا برای موضوع : همکاری با دیگر شرکتها برای افزایش توان رقابتی در بازار
در طی سالیان گذشته روش شرکت به این گونه بوده که مخالف هر نوع همکاری با دیگر شرکتها بوده به این دلیل که سهم مناسبی از بازار رو داشتیم و ضرورتی هم نیاز نمیشده ولی امسال تصمیم گرفتیم گه به اون سمت بریم و به همین منظور جلساتی هم داشتیم که مفید بوده و نتایجش هم اعلام شده و ظرف سه سال آینده قراره تبدیل به یک هلدینگ قوی در زمینه ارائه محصولات فلان باشیم و این امر مستلزم همکاریهای همه جانبه با ….
ضمنا در سخنرانیهای سیاسی اقتصادی و اجتماعی از این روش بسیار استفاده میشه که یک نمونه معمولی و روتین اون رو در یکی از خبرگزاری ها میتونید از طریق لینک زیر مشاهده کنید:
یکی از صدها نمونه واقعی از استفاده از این فرمول در سخنرانیها
کمی شوخ طبعی
فراموش نکنید کمی شوخ طبعی در زمان سحنرانی در حلسات میتونه زمینه رو برای پذیرش هرچه بهتر صحبتهای شما آماده کنه. ضمنا اگر در ادامه مشکلی در روند صحبت و سخنانی شما پیش بیاد راحت تر میتونید اون رو ختم به خیر کنید.
مثلا اگر جایی رو فراموش کنید یا سوتی بدید و یا حتی تپق بزنید اگر جو صمیمی بر فضای سخنرانی حاکم باشه به راحتی و با یک لبخند و یک شوخی کوتاه میشه قضیه رو حل و فصل کرد.
اما اگر خیلی خشک و عصا قورت داده اجرا کنید ککمنه با کوچکترین مشکلی همه بزنن زیر خنده و یا پچ پچ هایی شروع بشه که کار رو از دست شما خارج کنه.
بهترین روش شوخ طبعی و طنازی در سخنرانی در جلسات اینه که به یک خاطره و تجربه بامزه در محیط کار اشاره کنید.
نکته مهم اینه که مراقب باشید صحبتهای شما به کسی بر نخوره و باعث تمسخر هیچیک از همکارانتون نشه.
همون همیشگی
اگر در بین همکاران خود به فردی شوخ طبع و خونگرم معروف هستید از همین صفات و تواناییهای خودتون برای صحبت و سخنرانی در جلسات اداری استفاده کنید.
در بعضی از جلسات دیدیم که فرد اصلا یک شخصیت دیگه پیدا کرده و به قول مغروف خودش رو سفت کرده و به سختی درحال صحبت کردن برای جمعی از دوستان و همکاران خودشه که بارها با همه ی اونها سلام و احوالپرسی و حتی شوخی داشته.
منظور من این نیست که دقیقا مثل اون زمانها رفتار کنیم ولی فراموش نکنید که دیگران شما رو با اون شخصیت میشناسن و شما نباید زیاد از شخصیت خودتون فاصله بگیرید.
داستان , مثال , تشبیه
همونطور که در بالاتر هم اشاره کردم داستان برای شروع سخنرانی عالیه! و همچنین در ادامه و در بطن و بدنه سخنرانی هم میتونید از داستانها استفاده کنید. این داستانها میتونه داستان و تجربیان شخصی خودتون باشه و یا حتی داستانهای موفقیت و شکست سایر اشخاص و شرکتها.
نکته مهم بعدی برای نحوه سخنرانی در جلسات اینه که تا میتونید از مثال و تشبیه و مقایسه در سخنرانی خودتون استفاده کنید. این موضوع به قدری مهمه که گاهی اوقات در جواب اشخاصی که از من در مورد نحوه سخنرانی در جلسات سوال میکنن میگم : داستان مثال تشبیه و مقایشه
یعنی اگر شما فقط به طور مناسب از همین ۴ عنصری که در بالا اشاره کردم استفاده کنید درصد موفقیتتون در صحبت در جلسات اداری بسیار بالا خواهد بود.
سعی کنید از قبل برای هر عنوان و زیر عنوانی که در موردش صحبت میکنید یک مثال یا داستان و یا تشبیه و مقایسه داشته باشید.
آماده پاسخگویی
مهم نیست که شرکت کنندگان در یک جلسه اجازه سوال کردن بین صحبتهای شما رو داشته باشند یا خیر. شما باید برای انواع پرسشها رو داشته باشید چون اولا ممکنه یکی بدون اجازه سوال کنه و شما لازم باشه جواب بدید. دوما ممکنه مقام بالاتر شما به صورت خودجوش و اتفاقی در جلسه بیان کنه که دیگران میتونن سوالاتشون رو بپرسند و یا اینکه خودش سوال کنه و سوما در نهایت ممکنه دیگران سوالاتی داشته باشند که بعد از پایان جلسه برای پیدا کردن جواب اونها به شما مراجعه کنند.
پیشنهاد من اینه که حتی جند سوالی که فکر میکنید خیلی مهمه و ممکنه سوال تعداد زیادی از مخاطبین شما باشه رو همراه با جوابش در متن سخنرانی خودتون قرار بدید و در مورد اون سوالات صحبت کنید.
ضمنا فکر کردن به سوالهای احتمالی خودش به نوعی بارش فکری محسوب میشه و شاید باعث بشه که مطالب و محتوای جدیدی برای صحبت کردن پیدا کنید که قبلا به ذهنتون نرسیده بود.
پس حتما حداقل ۱۰ سوال احتمالی مخاطبین خودتون رو بررسی و به اونها پاسخ بدید.
ارتباط چشمی , زبان بدن , صدای رسا
اگر سخنرانی خودتون رو کاملا از روی متن انجام بدید متاسفانه این امتیاز بزرگ یعنی برقراری ارتباط چشمی و حرکات متنوع بدن رو از دست خواهید داد. پیشنهاد من همیشه اینه که متن داشته باشید ولی متکی به اون نباشید و فقط برای چک کردن عناوین به متنتون نگاه کنید.
در فاصله بین عناوین به چشم مخاطبین خودتون نگاه گنید و از حرکات مناسب دست و سر و بدنتونتون در حین سخنرانی در جلسات بهره ببرید.
چه با میکروفن و چه بدون میکروفن صدای شما باید رسا و آهنگین و لحن و تن مناسب باشه. یک شاخص مهم برای تضخیص این مطلب اینه که آیا در سخنرانی شما انرژی وجود داره یا نه؟
آیا وقتی صحبت میکنید نظاط و سرزندگی در کلام شما احساس میشه یا نه؟
هرچقدر بی روح و بی احساس صحبت کنید سخنرانی شما به همون اندازه بی تاثیر و فراموش شدنی خواهد بود.
فراموش نکنید که مفاهیمی که شما میخواهید از طریق کلامتون منتقل کنید سوار بر موج صدای شما به گوش مخاطبانتون میشه و به گوش اونها میرسه و در صورتی که این امواج ضعیف باشه صدای شما و حرف شما به گوش جان مخاطبانتون نخواهد رسید.
پیشنهاد میکنم این مطلب رو هم مطالعه بفرمایید : اهمیت ارتباط چشمی در ارتباطات
مناظره و جر و بحث نکنید
در نحوه سخنرانی در جلسات دیگه همه ی ما میدونیم که اکثرا جلسات اداری جای جر و بحث و جدل و مناظره نیست. اگر هم قراره بحثی صورت بگیره باید با هماهنگی و رضایت و مشارکت همه ی شرکت کنندگان باشه و به صورت مذاکره ای انجام بشه.
اینکه سخنران با یک نفر وارد دوئل مکالماتی بشه و بگو مگو صورت بگیره بسیار نامناسبه و به جایگاه شما لطمه خواهد زد پس واقعا به هیجانات خودتون مسلط باشید و با یک لبخند توضیح بیشتر در مورد مساله مورد اشاره رو به بعد از جلسه موکول کنید.
اینکه مثلا شما بخواهید از حیثیت خودتون با پاسخ دادن به اون پرسش دفاع کنید و یا به همه نشون بدید که جوابش رو دارید معمولا کار احمقانه و به دور از آداب معاشرت جلسات اداریه چون این کار به نوعی تعدی به زمان و وقت دیگران محسوب میشه و این فقط یکی از ایرادات این نوع از گفت و گوهاست.
ضمنا ممکنه بعضی از افراد عمدا با این کار میخوان که شما از ریل جلسه خارج کنند و به حاشیه ببرند پس حواستون رو جمع کنید و هوشمندانه سخنرانی کنید
سوء استفاده از تریبون
بارها اشاره کردم که خطابه یا تریبون قدرت زیادی داره و اون هم بواسطه توجه و نگاه دیگران به سخنران و صحبتهای سخنرانه. ضمنا سخنرانی به نوعی نمایش اعتماد بنفس محسوب میشه.
حتی پیشنهاد اکید من برای کسانی که میخوان اعتمادبنفسشون رو بالا ببرن اینه که با تمرن سخنرانی در جمع این کار رو بکنن.
پس لازمه که همیشه به یاد داشته باشیم بناید از این قدرت سوء استفاده کنیم و از این جایگاه برای تسویه حسابهای شخصی استفاده کنیم.
گاها دیدم که سخنران در حین سخنرانی در جلسات ضمن نام بردن از یک شخص عملکرد اون شخص رو زیر سوال برده یا به اون شخص بی احترامی کرده. حتی بعضی از مدیران بعضی از پرسنل خودشون رو مسخره میکنن و اینطوری میخوان مثلا از کم کاری اونها انتقاد کنن.
هرگز هرگز این کار رو نکنید جون مطمئنا خودتون رو در چشم دیگران منفور خواهید کرد.
نوشتن متن
اگر دستور جلسه از قبل مشخصه و شما باید یک سری نکاتی که به شما گفته شده رو بیان کنید که تکلیف شما تقریبا واضحه و نحوه سخنرانی در جلسات برای شما مشخصه . اما اگر موضوع و محتوا تا حدود زیادی در دست خود شماست بهتره طبق مواردی که در بالا گفتم عمل کنید و از داستان و خاطره و غیره استفاده کنید
ضمنا متن رو مو به مو ننویسید و وابسته صددرصد به متنتون نباشید. نکات مهم عناوین و سرفصلها رو بنویسید. یا اگر قراره رویداد خاصی رو اعلام کنید یا مثلا اط شخص خاصی تشکر کنید این موارد رو در متنتون بنویسید که فراموش نکنید.
اگر میخواهید استرس نداشته باشید یک کپی از متنتون داشته باشید.
اگر هم با استفاده از نرم افزار و با اسلاید قراره صحبت کنید یک نسخه در فرمتهای مختلف از اسلایدهاتون تهیه کنید و حتی یک نسخه هم به صورت چاپی داشته باشید.
نکته مهم برای استفاده از اسلایدها اینه که حواستون باشه همه نگاه و توجهتون به پرده نمایش نباشه و به نحوی روخونی نکنید.
پیشنهاد میکنم این مطلب رو هم مطالعه بفرمایید : نوشتن متن سخنرانی – ۶ مرحله کمتر شناخته شده
مختصر و مفید
همیشه باید حواستون باشه که جلسات اداری جای درد و دل و قصه های حسین کرد شبستری نیست.
داستانهای بلند و ذکر مطالب بی ربط به موضوع سخنرانی حوصله سر بر هستند. و باعث میشه مخاطب مطالب مهم احتمالی که شما بیان میکنید رو هم جدی نگیره.
البته منظور من این نیست که یک سره برید سر اصل مطلب بلکه منظور اینه که لازم نیست دیگران شیرفهم بشن و تمام دانایی و علم خودتون رو در یک جلسه به مخاطبان خودتون منتقل کنید.
این موضوع رو کاملا میشه از واکنش دیگران به شنیدن این خبر که شما قراره سخنرانی کنید مشاهده کرد.
معمولا اگر حوصله سر بر باشید شنونده خبر با یک دست سرش رو میخارونه و ضمنا خروج هوا از دهانش صدای پوووووف تولید میکنه .
تکراری نباشید
ممکنه روند کاری شما طوری باشه که مجبور باشید به صورت روزانه یا هفتگی و یا حتی ماهیانه سخنرانی در جلسات داشته باشید.
یگم خلاقیت داشته باشید و سعی کنید کاری کنید که خیلی قابل پیش بینی نباشید. یعنی اینطور نباشه که یکی از مخاطبین به بغل دستیش بگه: الان اینو میگه بعد این سوال رو میپرسه و بعد این لطیفه بی مزه رو که تا حالا صدبار گفته تعریف میکنه و …
شروع های متفاوت داشته باشید . از داستاهنا و حکایتهای متفاوت استفاده کنید و گاهی شاید لاطم باشه از یکی از مخاطبین دعوت کنید که بیاد کنار شما و با هم اجرا کنید و نظرش رو بگه.
دقت کنید که تکراری ترین صحبتها هم باید با تنوع گفته بشن. مثلا گزارش فروش گزارش سود و زیان گزارش نمایندگیها و غیره
پایان خوب
و در نهایت چند نکته برای حست ختام یا پایان خوب که سخنرانی در جلسات شما رو جذاب و به یاد موندنی میکنه.
پایان سخنرانی هم میتونه به اندازه شروع مهم مباشه چون معمولا درصد زیادی از مطالبی که به یاد مخاطبان شما میمونه مربوط به قسمتهای پایانی سخنرانی خواهد بود.
جمع بندی
حتما در پایان کار جمع بندی در حد یکی دو جمله داشته باشید و یادتون نره که جمع بندی رو به یک سخنرانی مجدد تبدیل نکنید فقط چند جمله کوتاه و چکیده کل سخنرانی
آرزوهای خوب
برای همه شرگت گننده هاآرزوهای خوب داشته باشید مثلا: یک هفته خوب-یک تعطیلات خوب-سال رویایی-آرامش و آسایش-لذت بردن و غیره . این کار به احساس خوب در پایان سخنرانی کمک میکنه
تشکر
حتما از تعدادی از همکارانتون تشکر کنید. این کار نشونه تواضع و مردمداری شماست و در چشم دیگران محبوب تر خواهید شد
اطلاعات بیشتر
برای شرکت کننده ها توضیح بدید که اگر نقاط مبهمی در سخنرانی شما برای اونها وجود داره و یا اگر نیاز به اطلاعات بیشتری دارند کجا مراجعه کنند و یا از چه طریقی به مطالب دسترسی خواهند داشت.
احساس کار تیمی
شاید ذکر این نکته که خوشحالید که در این سازمان و در کنار دیگر همکارانتون هستید و اینکه همه ی سعی و تلاشتون رو برای توسعه سازمان و افرادش انجام میدید باعث ایجاد حس خوب در بین کارکنان بشه و در ادامه هرجا که نیاز به کار تیمی و مشارکت افراد دارید این حس خوب به کمک شما بیاد.
تعیین تکلیف
اگر قراره یک یا چند نفر از مخاطبان شما کار خاصی انجام بدن و یا وظیفه ای به اونها محول شده بهتره در پایان مجددا یادآوری کنید.
در پایان امیدوارم که این مطلب راهنمای خوبی برای نحوه سخنرانی در جلسات برای شما باشه و یک سخنرانی خوب و حذاب در جلساتتون داشته باشید به طوریکه خودتون و دیگران از این سخنرانی لذت ببرید.
درباره احمد انصاری
نویسنده مدرس و مربی مهارتهای ارتباطی عاشق گفتگو و نوشتن تصمیم دارم هر چیزی که یاد گرفتم و تجربه کردم رو در این پیج با شما در میون بزارم از همراهی شما صمیمانه سپاسگزارم
نوشته های بیشتر از احمد انصاریمطالب زیر را حتما مطالعه کنید
نکات طلایی راجع به زبان بدن در سخنرانی
مدیریت زمان در سخنرانی ,شمارش معکوس وسط جمعیت!
هنر سخنوری ؛ چگونه با اعتماد به نفس سخنرانی کنیم؟
آموزش سخنرانی و فن بیان به پادشاه
چگونه خودمون رو معرفی کنیم؟
چگونه یک سخنرانی تشکرآمیز ارائه کنیم؟
7 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
خیلی عالی بود ممنون بابت راهنمایی های که انجام دادین،حتما استفاده میکنم
سلام درود بر شما عزیزان
خیلی ممنونم از بابت راهنمای های متعدد
جناب من می خواهم سخنران بشم
به من یه برنامه بدید ومن از روی برنامه برم جلو تشکر
خیلی عالی بود ممنون بابت راهنمایی های که انجام دادین،حتما استفاده میکنم…
سلام و درود بر شما
ممنون بابت نظر لطفتون و خیلی خوشحالم که برای شما مفید بوده و لذت بردید
امیدوارم دوباره به سایت من سر بزنید و نظراتتون رو بیان کنید
موفق باشید
سلام درود بر شما عزیزان
خیلی ممنونم از بابت راهنمای های متعدد
جناب من می خواهم سخنران بشم
به من یه برنامه بدید ومن از روی برنامه برم جلو تشکر
سلام تشکر میکنم بابت راهنمای های شما خیلی عالی بود حتما استفاده میکنیم.
سلام درود بر شما عزیزان
خیلی ممنونم از بابت راهنمای های متعدد
جناب من می خواهم سخنران بشم
به من یه برنامه بدید ومن از روی برنامه برم جلو تشکر